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Die Berechnung der tatsächlichen Kosten von Abonnements

Aktualisiert: 6. Mai 2022



In der heutigen, zunehmend dienstleistungsorientierten Wirtschaft ist eine Vielzahl von Abonnements relativ normal. Abonnements können zwar bequem und flexibel sein, bergen aber auch die Gefahr versteckter Kosten. Unternehmen haben oft ungenutzte Abonnements, die zusätzliche und völlig unnötige Kosten verursachen. Um alle einzigartigen Vorteile des beliebten Abonnementmodells nutzen zu können, müssen Unternehmen den Überblick und die Kontrolle über ihre verschiedenen Ausgaben behalten, insbesondere bei ihrer indirekten Beschaffungsstrategie.




Die versteckten Kosten von digitalen Abonnements



Bei jedem Abonnementmodell wird den Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung auf einer wiederkehrenden Basis in Rechnung gestellt. Diese Modelle gibt es jedoch in verschiedenen Formen, von denen einige je nach Produkt oder Dienstleistung besser geeignet sind als andere. So gibt es beispielsweise Pläne, bei denen die Unternehmen für den Austausch von Produkten in bestimmten Zeitabständen oder für neue Verbrauchsmaterialien zahlen, wenn diese aufgebraucht sind. Andere Abonnements werden nur dann in Rechnung gestellt, wenn ein Kunde ein Produkt tatsächlich nutzt oder darauf zugreift, wie es bei in der Cloud gehosteten virtuellen Desktops häufig der Fall ist.




Bei Softwareprodukten werden Abonnements in der Regel pro Benutzer berechnet, was ein gewisses Maß an Flexibilität ermöglicht. So kann ein Unternehmen beispielsweise Abonnements für zehn Benutzer erwerben und diese nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Das bedeutet jedoch auch, dass ein hohes Risiko besteht, dass Abonnements ungenutzt bleiben oder mehrere Abonnements für denselben Benutzer bestehen, wenn keine angemessene Aufsicht vorhanden ist. Verlassene und ungenutzte Abonnements kosten zusätzliches Geld und bringen keinen geschäftlichen Nutzen. Im Falle von Software-as-a-Service (SaaS) können sie auch ein zusätzliches Sicherheitsrisiko darstellen, da die Gefahr besteht, dass ungenutzte Konten von Cyberkriminellen missbraucht werden.



In anderen Fällen kann es vorkommen, dass ein Unternehmen nicht genügend Abonnements für einen bestimmten Dienst hat, weil die Zahlungssysteme nicht in der Lage sind, automatische Verlängerungen vorzunehmen. Dies kann zu eingeschränkter Funktionalität und kostspieligen Ausfallzeiten führen. Unbeabsichtigt ausgesetzte Abonnementpläne sind ein häufiges Problem, wenn es um Long-Tail Lieferanten geht, bei denen manuelle Beschaffungsprozesse zu langen Verzögerungen führen können.





Ein weiterer versteckter Kostenpunkt bei Abonnements sind Testzeiträume, die nach Ablauf des Testzeitraums automatisch in Rechnung gestellt werden. Obwohl die gesetzlichen Bestimmungen vorschreiben, dass Anbieter ihre Kunden vor dem Ablauf der Probezeit warnen müssen, können Benachrichtigungen wie E-Mails leicht übersehen werden, und ungewollte Abonnements können sich über Monate hinziehen.



Wie Sie die Kosten für Abonnements senken können



Eine korrekte Abonnementverwaltung kann die Skalierbarkeit und Kosteneffizienz in einer Zeit, in der sich die Nachfrage ständig ändert und oft unvorhersehbar ist, erheblich verbessern. Produkte und Dienstleistungen können nach Bedarf erworben und die Kapazität je nach den aktuellen Gegebenheiten hin- und hergeschoben werden. Bei SaaS-Produkten kommen die Kunden außerdem in den Genuss regelmäßiger Aktualisierungen und des Kundensupports, wodurch sich die Wartungskosten verringern oder sogar ganz entfallen.



Um diese Vorteile in vollem Umfang nutzen zu können, benötigen Unternehmen jedoch eine transparente Verwaltungssoftware, die ihnen die volle Übersicht und Kontrolle über ihre Abonnements ermöglicht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die durchschnittliche Anzahl der SaaS-Abonnements pro Unternehmen bei Unternehmen mit mehr als tausend Mitarbeitern derzeit bei 177 liegt, und diese Zahl ständig steigt. Diese Zahl berücksichtigt noch nicht einmal die individuellen Pläne pro Mitarbeiter oder Team.





Um diese Abonnements effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Beschaffungs- und Finanzsysteme in der Lage sind, Abonnements problemlos zu handhaben. Zumindest sollte sofort ersichtlich sein, wer über welche Abonnements verfügt, wie lange diese laufen und wie hoch die Gesamtkosten der einzelnen Pläne sind. Noch weiter gehend kann eine intelligente Software für die Verwaltung von Ausgaben in der Cloud Routinevorgänge automatisieren, z. B. die Verwendung virtueller Karten für digitale Zahlungen, die Abwicklung von Genehmigungsverfahren für neue Abonnements und die Sicherstellung, dass IT-Sicherheits- und Rechtsprüfungen durchgeführt wurden.



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