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Der Übergang von der manuellen zur digitalen Rechnungsverwaltung

Ein Guide für Unternehmen


Ein effizientes Rechnungsmanagement hat in jedem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Und doch haben bis heute 86 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und 22% der großen Unternehmen immer noch einen manuellen Rechnungsmanagementprozess. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie der Übergang vom manuellen zum autonomen Rechnungsmanagement funktioniert und welche Vorteile Ihnen dieser Übergang bietet.


Doch bevor wir beginnen, ist es wichtig, Rechnungsmanagement zunächst zu definieren.


Um es kurz und einfach zu machen: Rechnungsmanagement ist der Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, erfassen, bearbeiten und ablegen.




Ist die manuelle Rechnungsverwaltung die Wurzel allen Übels?



Das Standardverfahren für die manuelle Rechnungsverwaltung besteht aus den folgenden Schritten:

  1. Der Lieferant schickt die Rechnung

  2. Die Buchhaltung oder das Beschaffungswesen prüft, ob die Rechnung rechtmäßig ist.

  3. Die Rechnung durchläuft den Genehmigungsprozess

  4. Die Finanzabteilung Onboarded den Lieferanten

  5. Zahlung an den Lieferanten

  6. Die Zahlung wird im Hauptbuch verbucht


Die manuelle Rechnungsverarbeitung hängt von vielen Beteiligten in Ihrem Unternehmen ab und ist eng mit Ihrem Cashflow verbunden. Verschiedene Abteilungen sind an dem Prozess beteiligt, bei dem dieselben Daten mehrmals bearbeitet werden. Insgesamt erfordert dieser Prozess viel Zeit, Ressourcen und Geld. Außerdem erhöht sich durch die Beteiligung verschiedener Personen das Risiko menschlicher Fehler während des Prozesses.


In vielen Unternehmen ist die Rechnungsverwaltung bereits zu einer großen Herausforderung geworden. Fast jeden Tag kommt ein Stapel neuer Rechnungen hinzu, die in vielen Fällen manuell bearbeitet werden müssen. Die Dringlichkeit einer alternativen Lösung zur manuellen Rechnungsverwaltung wird besonders in den Finanzabteilungen deutlich, wo 82 % angeben, dass sie mit der Menge an Arbeit, die mit der manuellen Rechnungsverarbeitung verbunden ist, überfordert und überlastet sind.





  • Manuelle Dateneingabe und ineffiziente Prozesse

  • Abgleich von Rechnungen und Zahlungen

  • Verlorene oder fehlende Rechnungen

  • Doppelte Rechnungen oder Zahlungen

  • Inkonsistenter AP-Prozess im gesamten Unternehmen


Aufgrund der manuellen Bearbeitung können die Daten falsch sein oder gegen die Vorschriften verstoßen. Außerdem werden die Mitarbeiter mit anderen Aufgaben beschäftigt, die nicht unbedingt zu ihren Aufgaben gehören. Die manuelle Rechnungsbearbeitung mindert somit deren Effizienz und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter.


Die manuelle Rechnungsverwaltung ist oft mit zusätzlichen Kosten für Papiermaterial, Dokumentenablage und Überwachung der Arbeitsabläufe verbunden. Insgesamt kostet Sie die manuelle Rechnungsverwaltung Zeit und Ressourcen. Intern kann die manuelle Rechnungsverwaltung zu Problemen beim Cashflow führen, Ihre internen Prozesse verlangsamen und Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter an einem effektiven Wachstum hindern. Darüber hinaus kann es sich negativ auf Ihre Lieferantenbeziehungen und die gesamte Lieferkette auswirken.


Machen wir uns nichts vor. Unternehmen haben sich nach einer neuen Lösung für die Rechnungsverwaltung gesehnt, bei der Verwaltungsaufgaben ihr Wachstum nicht aufhalten.



Wie autonomes Rechnungsmanagement funktioniert



Um menschliche Fehler zu vermeiden, müssen wir Automatisierung und maschinelles Lernen einführen.

Durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsverwaltung können Sie viele Engpässe aus manuellen Prozessen beseitigen und Ihr Endergebnis verbessern. Die Grundlage für eine automatisierte Rechnungsverwaltung sind die Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML).


Lassen Sie uns durchgehen, welche Schritte der Rechnungsverarbeitung automatisiert werden können und wie:



  1. Vorab-Genehmigung: Mit automatisierten Genehmigungsabläufen wird jede Rechnung bereits vor dem Kauf genehmigt. Die Abläufe sind anpassbar, so dass nur diejenigen involviert werden, die es auch müssen.

  2. Automatischer Rechnungsupload: Es kann ein Postfach für Rechnungen eingerichtet werden. Alle Rechnungen, die hier eingehen, werden automatisch in das System importiert.

  3. Scannen von Rechnungen und Hochladen von Daten: Alle Daten werden mit OCR gescannt und in das System hochgeladen. Fehler werden automatisch markiert.

  4. Onboarding der Lieferanten: Ein entscheidender Punkt ist das Hochladen der Lieferanten in das ERP-System, auch wenn es sich um einen so genannten Einmal-Lieferanten handelt. Das automatisierte System umfasst mehrere Funktionen wie Sanktionsprüfung, Validierung der Lieferantendaten, Lieferantenregistrierung und kontinuierliche Aktualisierung der Daten.

  5. Auditing und Compliance-Prüfungen: KI und ML helfen Ihnen, Probleme zu finden, und die Unternehmensrichtlinien regeln alles.

  6. Bezahlen des Lieferanten: Ein kritischer Schritt in diesem Prozess ist die Bezahlung des Lieferanten. Wir alle kennen den Kampf nach dem Erhalt des grünen Lichts für eine Zahlung. Unser Lieferant wartet darauf, dass sein Geld eintrifft, aber die Finanzabteilung muss die Mittel noch zuweisen; die Beschaffung steht zwischen den beiden Parteien. Digitale Zahlungen können diese Probleme lösen. Virtuelle Karten sorgen für Transparenz, und wir sind in der Lage, die Rechnung sofort nach der Freigabe zu bezahlen oder die Zahlung zu planen, wenn sie fällig ist.

  7. Hochladen in das Buchhaltungssystem: Das manuelle Extrahieren von Daten aus Tausenden von Rechnungen ist ein Aufwand, den kein Unternehmen auf sich nehmen sollte. Stattdessen sollten alle Daten, die für die Buchung von Transaktionen benötigt werden, automatisch erfasst und problemlos in Ihre Buchhaltungssysteme integriert werden.




Die Vorteile der autonomen Rechnungsverwaltung


Die autonome Rechnungsverwaltung hat mehrere Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Das Balkendiagramm zeigt einige Vorteile der autonomen Rechnungsverwaltung.




Geld ist einer der entscheidenden Faktoren im Entscheidungsprozess in großen Unternehmen. Die Rechnungsverwaltung ist mit relativ hohen Kosten verbunden. Oft gibt es "versteckte" Kosten, zum Beispiel für die Klassifizierung. Im schlimmsten Fall, wenn die Rechnung verloren geht oder falsch zugeordnet wird, kann die Bearbeitung dieses Fehlers 200 Dollar pro Rechnung kosten. Das macht es schwer, wettbewerbsfähig zu sein. Es ist bereits erwiesen, dass Unternehmen mit einem autonomen Rechnungsmanagement die Kosten um das bis zu 20-fache senken.




Der Markt entwickelt sich rasend schnell, und die Konkurrenz schläft nicht. Daher ist die Zeit, insbesondere die effektive Nutzung der verfügbaren Zeit, heute wichtiger denn je. Die Rechnungsverwaltung wird effizienter und profitabler, wenn der Aufwand für Papierrechnungen entfällt und flüssige und zuverlässige Genehmigungsprozesse im gesamten Unternehmen eingeführt werden. Infolgedessen können die Mitarbeiter ihre Zeit anderen wertvollen Aufgaben widmen.



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Alle Rechnungen werden über das gleiche automatisierte System verarbeitet und auf den zentralen Cloud-Servern des Unternehmens gespeichert. Dadurch wird der gesamte Prozess viel transparenter, und einzelne Aspekte können detaillierter und gezielter verfolgt werden. Auf diese Weise können Rechnungen nicht einfach spurlos verschwinden oder menschliche Fehler übersehen werden. Außerdem wird Betrug mit Hilfe von Scheinrechnungen verhindert. Insgesamt wird so die Rentabilität Ihres Unternehmens wieder erhöht.



Der Onboarding-Prozess für Lieferanten wird für alle Beteiligten vereinfacht und beschleunigt. Mit Hilfe des autonomen Lösungskonzepts können Sie Ihre Lieferanten genau und pünktlich bezahlen und so eine langfristige, zuverlässige Beziehung aufbauen. Sie erhalten Lieferantenrabatte bei frühzeitigen Zahlungen. Dies steigert die Rentabilität Ihres Unternehmens.



Autonomes Rechnungsmanagement lässt sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. So können zum Beispiel die Genehmigungsprozesse speziell auf die Größe Ihres Unternehmens, individuelle interne Regeln und Strukturen abgestimmt und jederzeit geändert werden. Und obwohl das Lösungskonzept des autonomen Rechnungsmanagements auf ausgefeilten Technologien basiert, ist es für Ihr Unternehmen einfach zu nutzen und umzusetzen.



Ein ganzheitliches Lösungskonzept jenseits der autonomen Rechnungsverwaltung


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