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Die tatsächlichen Kosten für die Erstellung einer herkömmlichen Bestellung

Aktualisiert: 19. Juli 2022


Die Notwendigkeit anpassungsfähigerer Beschaffungsprozesse war angesichts der zunehmenden wirtschaftlichen Unsicherheit und der Unterbrechung globaler Lieferketten noch nie so deutlich wie heute. Im heutigen, sich schnell verändernden wirtschaftlichen Umfeld kann ein langsamer Bestellprozess ein Unternehmen lähmen. Manuelle Prozesse nehmen zu viel Zeit in Anspruch und erschweren den Wechsel zu neuen Lieferanten, wenn sich plötzlich und oft unerwartet ein Bedarf ergibt.



Ein Blick in bestehende Prozesse



Bestellungen haben schon immer eine zentrale Rolle in der Beschaffung gespielt und werden dies auch weiterhin tun. Allerdings sind sie auch stark von manuellen Prozessen abhängig, die umständlich, wenig flexibel und zeitaufwändig sind. Aus diesem Grund sollten sie nur bei größeren Einkäufen mit strategischen Lieferanten eingesetzt werden.



Das Problem vieler Unternehmen besteht darin, dass sie diese komplexen Bestellprozesse bei allen Lieferanten anwenden, auch bei den zahlreichen kleineren, kostengünstigen Einkäufen, die den Long Tail ihrer Lieferanten ausmachen. Dadurch wird die Einbindung von Long-Tail-Lieferanten viel teurer und unnötig zeitaufwändig.



Herkömmliche Bestellungen sind für Unternehmen kostspielig, da sie viele undurchsichtige Prozesse, große Mengen an Papierkram und langwierige manuelle Überprüfungen erfordern, um die vollständige Einhaltung der Anti-Geldwäsche- und KYC-Kontrollen zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den typischen Ablauf eines Bestellvorgangs:

- Erstellen einer Bestellanforderung

- Vollständiger Genehmigungsprozess für die Kaufanfrage

- Einholen von Angeboten bei Lieferanten

- Analyse und Auswahl von Lieferanten

- Durchführen von AML- und KYC-Prüfungen

- Erstellen einer Bestellung

- Abschluss des Genehmigungsprozesses für die Bestellung

- Bestellung beim Lieferanten aufgeben

- Empfang von Waren oder Dienstleistungen

- Eingang der Rechnung und Abgleich mit der Bestellung

- Abschluss des Genehmigungsprozesses für die Rechnung

- Zahlung an den Lieferanten genehmigen

- Bezahlen Sie den Lieferanten mit einer Konto-zu-Konto-Überweisung



Aufgrund der erheblichen Unterschiede zwischen den einzelnen Branchen und der Komplexität der einzelnen Bestellungen selbst ist es unmöglich, die Kosten für die Erstellung einer Bestellung genau zu beziffern. Das Center for Advanced Procurement Strategy gibt eine Spanne zwischen 50 und 1.000 US-Dollar an, abhängig von der Branche und der Einbeziehung von unterstützenden Tätigkeiten.



Die Gesamtkosten sind von Fall zu Fall unterschiedlich, je nachdem, wie weit die einzelnen Phasen des Prozessablaufs automatisiert sind. So können Unternehmen beispielsweise ihr bestehendes ERP-System nutzen, um die Erstellung von Bestellungen zu automatisieren, während Schritte wie die Rechnungsstellung und die Aufbewahrung von Unterlagen weiterhin manuell durchgeführt werden können.



Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab. So müssen Bestellungen intern bearbeitet und genehmigt werden, aber auch extern durch Interaktion mit den Lieferanten selbst. Außerdem müssen Bestellungen entgegengenommen, verwaltet und validiert und Rechnungen bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. All diese Schritte verschlingen wertvolle Arbeitsstunden.



Drei Möglichkeiten, die Kosten zu senken



Herkömmliche Bestellungen sollten nur für komplexere Einkäufe verwendet werden, etwa bei strategischen Lieferanten. Long-Tail Beschaffung hingegen umfassen in der Regel Hunderte oder sogar Tausende von kleinen Lieferanten. In diesem Fall kann der Rückgriff auf herkömmliche Bestellungen hinsichtlich der Kosten schnell außer Kontrolle geraten. Bei einem kleinen Einkauf im Wert von nur 100 € macht es beispielsweise kaum Sinn, wenn der Bestellvorgang jedes Mal 50 € an Dokumentation und Arbeitszeit kostet.



Zum Glück gibt es einige bewährte Möglichkeiten, die mit der Erstellung und Verwaltung von Bestellungen verbundenen Kosten erheblich zu senken:

- Prozessautomatisierung: Durch die Automatisierung von Beschaffungsprozessen wie der Erstellung von Bestellungen entfällt die Notwendigkeit manueller Eingriffe vollständig.

- Online-Einkäufe: Online-Einkäufe sind nicht nur schneller, sie sind auch bequemer und bieten einen vollständigen und leicht zugänglichen Prüfpfad.

- Maschinelles Lernen: Maschinelles Lernen hilft Ihnen, mehr aus Ihren Beschaffungsdaten herauszuholen - durch Klassifizierung und Anreicherung der Ausgaben und durch Einblicke in die globale Beschaffung.



Mazepay macht herkömmliche Bestellungen im Long-Tail-Procurement überflüssig und spart so Zeit und Geld. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf und erfahren Sie mehr.



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