top of page

Die sechs wichtigsten Herausforderungen für Beschaffungsteams und wie man sie bewältigt

Aktualisiert: 3. Mai 2022









Die Beschaffungsteam in den Unternehmen von heute sind mit einem breiten Spektrum von Herausforderungen und Verantwortlichkeiten konfrontiert. Ihre Aufgaben entwickeln sich weiter, und es wird immer mehr Wert auf eine breitere Unternehmensstrategie und größere Effizienz gelegt. Die Teams werden mit einer Vielzahl von Aktivitäten überschwemmt, die vom Lieferantenmanagement über Bestellvorgänge bis hin zur Rechnungsbearbeitung reichen.



In unseren zahlreichen Gesprächen mit Unternehmensleitern haben wir nicht weniger als 26 wiederkehrende Probleme identifiziert, mit denen Beschaffungsteams konfrontiert sind. Gemeinsam mit verschiedenen Branchenexperten haben wir diese zu sechs zentralen Herausforderungen zusammengefasst, die es zu lösen galt.




Langwierige Prozesszyklen



Das Pareto-Prinzip besagt, dass etwa 80 % der Wirkungen auf 20 % der Ursachen zurückgehen. Übertragen auf die Beschaffung bedeutet dies, dass 80 % der Ausgaben an nur 20 % Ihrer Lieferanten gehen. Grafisch dargestellt sieht dies wie ein Bogen aus, der steil von der vertikalen Achse abfällt, wobei das Ende des Diagramms kleinere Lieferanten und damit verbundene Ausgaben darstellt. Da die hinteren Ausgaben eine weitaus größere Gruppe von Lieferanten darstellen, verbringen die Beschaffungsteams oft die meiste Zeit damit, mit ihnen zu arbeiten.



Die Lösung



Die so genannten "Long-tail"-Ausgaben, die die letzten 20 % der Gesamtausgaben ausmachen (wenn wir das Pareto-Prinzip als Richtschnur verwenden), werden oft nicht als Möglichkeit zur Kosteneinsparung erkannt. Schließlich ist es nicht einfach, mit Hunderten oder gar Tausenden von Gelegenheitslieferanten und einmaligen Käufen zu arbeiten. Durch die Abwicklung aller Long-Tail-Lieferanten über eine einzige Plattform ist es jedoch möglich, diese 20 % in kontrolliertere Ausgaben umzuwandeln und gleichzeitig Zeit für die Konzentration auf die 80 % der Ausgaben für die Hauptlieferanten zu gewinnen.




Arkane interne Verfahren



Finanz- und Beschaffungsteams sind oft gezwungen, für ihre Long-Tail-Lieferketten dieselben Prozesse zu verwenden wie für ihre regulären Lieferanten. Mit anderen Worten: Sie müssen für einmalige Käufe und unregelmäßige Lieferanten dieselben Prozesse durchlaufen, wie z. B. die Vergabe von Bestellungen, die Genehmigung von Rechnungen und das Onboarding von Lieferanten. Das ist ein schwerfälliger Prozess, der zu erheblichen Verzögerungen und folglich zu schlechten Lieferantenbeziehungen führt.



Die Lösung



Mit einem bequemen, konsistenten und datengestützten Prozess können Beschaffungsteams effizienter mit allen Lieferanten arbeiten, insbesondere mit denjenigen, die zu den "Long-Tail"-Lieferanten gehören. Anstatt zu versuchen, für alle Lieferantenbeziehungen dieselben mühsamen manuellen Verfahren durchzusetzen, können die Teams stattdessen ihre Abläufe rationalisieren und ihre Transaktionen und Lieferantenpflegeprozesse erheblich vereinfachen.


Übermäßiger Arbeitsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung



Die Kreditorenbuchhaltung in großen Unternehmen verbringt oft den größten Teil ihrer Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen von Long-Tail Lieferanten. Aus diesem Grund sind sie in der Regel die größten und teuersten Finanzabteilungen im Unternehmen. Darüber hinaus führt diese übermäßig hohe Arbeitsbelastung, insbesondere wenn es um die Bearbeitung von zehn- oder gar hunderttausenden von Rechnungen pro Monat geht, unweigerlich zu Verzögerungen, verpassten Zahlungen und kostspieligen Fehlern.



Die Lösung



Stellen Sie sich vor, Sie könnten Tausende von Rechnungen in einer einzigen monatlichen Rechnung zusammenfassen. Wenn Sie die Komplexität der Bearbeitung einzelner Rechnungen eliminieren können, können Sie einen großen Teil des Arbeitsaufwands in der Buchhaltung automatisieren. Mit einer Zahlungs- und Fakturierungsplattform eines Drittanbieters an Ihrer Seite werden die Rechnungen bezahlt, bevor sie überhaupt die Kreditorenbuchhaltung erreichen, wodurch das Risiko von Gebühren für verspätete Zahlungen und daraus resultierende schlechte Lieferantenbeziehungen verringert wird.




Langsame Onboarding-Prozesse



Die Eingliederung neuer Lieferanten dauert bei großen Unternehmen oft ein bis zwei Monate. In der heutigen Zeit, in der selbst global agierende Unternehmen das Potenzial von externen Auftragnehmern und Gelegenheitslieferanten nutzen, ist das nicht mehr ausreichend. Während große Zulieferer vielleicht eher an die Bürokratie in Unternehmen gewöhnt sind, sind kleinere Zulieferer selten daran gewöhnt und auch weniger daran interessiert, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die monatelang brauchen, um sie einzubinden.



Die Lösung



Um die Vorteile der zunehmend ausgelagerten Arbeitskräfte zu nutzen und mit den am besten geeigneten Lieferanten zusammenzuarbeiten, müssen Unternehmen die Länge und Komplexität ihrer Einarbeitungsprozesse deutlich reduzieren. Anstatt dass die Beschaffung ein Hindernis für wertvolle Geschäftsbeziehungen darstellt, sollte sie durch eine automatisierte, datengesteuerte Plattform unterstützt werden, die die manuelle Erstellung und Pflege von Lieferantenlisten überflüssig macht, Informationssilos aufbricht und die Bürokratie vereinfacht.




Schlechte Lieferantenbeziehungen



Wenn Sie einem externen Auftragnehmer oder einem kleineren Lieferanten sagen, dass es zwei Monate dauern wird, um ihn in das System einzubinden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er die Tür für eine Beziehung zu Ihrem Unternehmen schließt. Ebenso erwarten viele Lieferanten und Auftragnehmer, dass sie viel schneller als nach 30, 45 oder 60 Monaten bezahlt werden. Wenn Sie nicht in der Lage sind, einen schnellen, effizienten und vereinfachten Weg zur Kontaktaufnahme mit neuen Lieferanten zu bieten, werden Sie am Ende eine Vielzahl von Möglichkeiten ausschließen.



Die Lösung



Starke Lieferantenbeziehungen hängen in hohem Maße von einer schnellen und effizienten Kommunikation, schnellen Zahlungen und unkomplizierten Onboarding-Prozessen ab. Durch die Automatisierung eines großen Teils des Fakturierungs- und Zahlungsprozesses und die damit verbundene Entlastung Ihrer Kreditorenbuchhaltung können Sie sicherstellen, dass Ihre Lieferanten schneller bezahlt werden können. Für das Unternehmen bedeutet diese wesentlich funktionellere Beziehung auch, dass Lieferungen und Dienstleistungen viel schneller geliefert werden können.




Mangel an klarer Delegation



Trotz der Verfügbarkeit effizienterer und automatisierter Lösungen werden viele große und etablierte Organisationen immer noch durch undurchsichtige Prozesse behindert, die nur zu unnötig erhöhtem Arbeitsaufwand, höheren Ausgaben und einem nicht geringen Maß an menschlichen Fehlern führen. Wenn diese Probleme auftreten, enden die Lieferanten oft damit, dass sie ihren Mitarbeitern hinterherlaufen, um herauszufinden, wann ihre Rechnungen bezahlt werden. Manchmal kann es mehrere Monate dauern, bis eine Rechnung eingeht und ein neuer Lieferant im System eingerichtet und bezahlt wird, und davon hat niemand etwas.



Die Lösung



Eine klare Aufgabendelegation ist ein Muss. Denn das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Mitarbeiter, z. B. in der Marketingabteilung, unangenehme Anrufe von Lieferanten entgegennehmen, die Rechnungen einfordern. Außerdem schaden Dinge wie verspätete Zahlungen nur den Lieferantenbeziehungen und führen möglicherweise zu zusätzlichen Gebühren. Mit einem vereinfachten und modernen Beschaffungsprozess werden sowohl Unternehmen als auch ihre Lieferanten immer auf dem Laufenden gehalten, was bedeutet, dass keine unangenehmen Anrufe mehr von irrelevanten Parteien bearbeitet werden.



Mazepay wurde auf der Grundlage des Konzepts entwickelt, dass die Beschaffung kein Hindernis für bessere Geschäftsbeziehungen sein sollte, sondern ein Motor für diese. Aus diesem Grund haben wir eine Lösung entwickelt, die all diese Probleme löst und das Leben für beide Seiten einfacher macht. Kontaktieren Sie uns noch heute, um loszulegen.

תגובות


bottom of page