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Der Wert von Online-Einkäufen


Die Pandemie Covid 19 hat zu weitreichenden Unterbrechungen in den globalen Lieferketten geführt. Sie hat aber auch bereits bestehende Probleme im Beschaffungswesen ans Licht gebracht und die Verantwortlichen gezwungen, ihre Prozesse zu überdenken. Insbesondere die Optimierung von Long-Tail-Lieferketten, die schon seit langem fällig war, hat nun oberste Priorität.

Für viele Unternehmen ging es im letzten halben Jahr in erster Linie darum, sich durch möglichst hohe Kosteneinsparungen über Wasser zu halten. Doch auch in diesen zutiefst unsicheren Zeiten gibt es langfristige Chancen, die es zu nutzen gilt. Die Modernisierung und Standardisierung der langfristigen Beschaffung wird nicht nur jetzt helfen, sondern auch noch lange nach der Pandemie das Wachstum fördern.

Insbesondere die Notwendigkeit, aus der Ferne zu arbeiten, hat die Bedeutung neuer Beschaffungsvorgänge, wie z. B. Online-Einkäufe oder die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, hervorgehoben. Unternehmen können das Potenzial von Online-Einkäufen nutzen, um in einer Zeit des ständigen Wandels effizienter, transparenter und anpassungsfähiger zu sein.

Digitale Transformation der Beschaffung vorantreiben

Immer mehr Unternehmen bieten ihre Produkte und Dienstleistungen digital an, sei es in Form von Software-as-a-Service (SaaS), Online-Shops für physische Waren oder abonnementbasierten Zahlungsmodellen.

Long-Tail-Lieferanten machen in der Regel etwa 80 bis 90 % des Lieferantenportfolios eines Unternehmens aus. Trotz dieser enormen Zahl entfallen auf diese Long-Tail-Lieferanten jedoch nur durchschnittlich 10 bis 20 % der Gesamtausgaben des Unternehmens. Dank neuer digitaler Tools und der zunehmenden Leistungsfähigkeit vieler Lieferanten können Unternehmen ihre Long-Tail-Ausgaben nun effizienter und mit der gleichen Strenge verwalten, wie sie es bei ihren Kernausgaben tun.

Durch die Digitalisierung von Online-Zahlungsvorgängen können Mitarbeiter Einkäufe anfordern und abschließen, egal wo sie sich befinden. Die automatisierte Online-Beschaffung stellt sicher, dass die Mitarbeiter eine Genehmigung einholen müssen, bevor sie Käufe tätigen, wodurch unkontrollierte Ausgaben reduziert werden. Ob die Genehmigung automatisch gemäß den Geschäftsregeln oder durch einen Vorgesetzten erfolgt, bleibt dem Unternehmen überlassen. Vollständige Prüfpfade stellen sicher, dass keine Informationen fehlen, wodurch das Hin und Her zwischen Mitarbeitern und Buchhaltungsteams reduziert wird. Die Kreditorenbuchhaltung muss Detektivarbeit leisten, um unzählige Rechnungen mit dem richtigen Einkäufer im Unternehmen zu verknüpfen. Das ist insgesamt ein sehr mühsamer Verwaltungsprozess, mit dem viele Unternehmen täglich zu kämpfen haben.

Vereinfachen Sie die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung

Verspätete und fehlerhafte Zahlungen sind eine immer wiederkehrende Begleiterscheinung der Pandemie, da die Unternehmen mit Urlaubsvertretungen, Fernarbeit und weniger Mitarbeitern zu kämpfen haben. In Großbritannien beispielsweise ist die Zahl der überfälligen Zahlungen seit Beginn der Pandemie um 209 % gestiegen.

Durch Online-Zahlungen werden die Lieferanten sofort bezahlt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr einen großen Teil ihrer Zeit damit verbringen müssen, Long-Tail Lieferanten an Bord zu holen und deren Rechnungen manuell zu bearbeiten. Durch die Entlastung der Kreditorenbuchhaltung bleibt ihnen deutlich mehr Zeit für die strategische Beschaffung, die während des Covid-19 am wichtigsten ist. Im Gegensatz dazu sollte die Beschaffung von Long-Tail-Produkten so reibungslos und automatisiert wie möglich sein.


Die Kreditorenbuchhaltung sollte keine Mitarbeiter ausfindig machen müssen, um die sich stapelnden Rechnungen zu verknüpfen. Und schon gar nicht sollten sie Zeit damit verbringen, Long-Tail-Lieferanten in umfassenden Buchhaltungssystemen anzulegen, die auf einfachen Online-Zahlungen basieren. Die Automatisierung der langwierigen Beschaffung ist ein Effizienzschub, den Unternehmen nicht ignorieren können - und bei Online-Einkäufen gibt es enorme Vorteile zu ernten. Die Verlagerung von Ausgaben auf Online-Zahlungen kann die Beschaffungsprozesse von der Kaufanfrage bis zur Buchung der Rechnungen erheblich vereinfachen und den teuren und zeitaufwändigen Prozess des Onboardings von Long-Tail-Lieferanten überflüssig machen.

Sicherstellung von Compliance und Audits

Die Umstellung auf papierlose Abläufe vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften. Zudem erleicherte sie die Rechnungsprüfung und verschafft Beschaffungsteams an entfernten Standorten vollen Einblick in kritische Prozesse. Dies stellt eine große Verbesserung gegenüber den herkömmlichen papiergestützten Prozessen dar, die zeitaufwändig und bekanntermaßen anfällig für menschliche Fehler sind. Außerdem ist es im Zeitalter der Remote-Arbeit praktisch unmöglich, sich auf papierbasierte Abläufe zu verlassen.

Die Nutzung der Cloud-Technologie ist der optimale Weg, um Online-Einkaufsprozesse zu erleichtern, da sie einen einfachen Zugriff von überall aus ermöglicht. Und da jeder Vorgang im digitalen Raum stattfindet, gibt es immer einen vollständigen Prüfpfad. Dies erleichtert auch die Einhaltung von Vorschriften, da Unternehmen die Unternehmensrichtlinien und -vorschriften in jedem Umfang durchsetzen können. Konforme und benutzerfreundliche Prozesse sind im Zeitalter der Remote-Arbeit ein Muss, um sicherzustellen, dass es für die Mitarbeiter einfach ist, die Unternehmensrichtlinien zu befolgen, egal wo sie sich befinden.


Verbessern Sie das Management der Long-Tail Lieferkette

Mitarbeiter verschiedener Abteilungen sollten aus Gründen der Effizienz kleinere Einkäufe tätigen dürfen, statt auf die Genehmigung von Managern warten zu müssen, die nicht jeden einzelnen Großeinkauf genehmigen wollen. Um dies jedoch zu ermöglichen, ohne die Ausgaben zu erhöhen, ist es wichtig, sofortige, vorab genehmigte Käufe auf der Grundlage klar definierter Geschäftsregeln zu ermöglichen. Wenn Großeinkäufe jederzeit und überall getätigt werden können und mit den internen Richtlinien übereinstimmen, muss die Beschaffung kaum noch über die manuelle Verwaltung ihrer Großeinkaufsketten nachdenken.

Durch die Automatisierung von Online-Zahlungen für Long-Tail-Lieferanten können die Mitarbeiter die Beschaffung beschleunigen und die Agilität erhöhen. Manager*innen haben zudem eine bessere Kontrolle über die Ausgaben, und die Kreditorenbuchhaltung und müssen nicht mehr jeden Monat Tausende von Rechnungen bearbeiten. Das Beste daran ist, dass diese vollständig digitalisierten Prozesse von jedem Ort aus verwaltet werden können, was bedeutet, dass Fernarbeit kein Hindernis mehr für die Beschaffung darstellen muss. Diese Umgebung ist sowohl für die Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter von Vorteil, die von rationellen und sofortigen Einkäufen profitieren können.

Dank der Leistungsfähigkeit der Cloud-Technologie und der Automatisierung bietet der Online-Einkauf mehr Flexibilität, Kostenkontrolle und Effizienz und gibt den Mitarbeitern mehr Handlungsspielraum. Und das sind Vorteile, die Unternehmen noch lange nach Covid-19 nutzen können.

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