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Virtuelle Karten: Es ist nicht so schwierig, wie Sie denken




Warum sollten Sie eine virtuelle Karte verwenden wollen?


Es gibt zahlreiche Szenarien für den Einsatz virtueller Karten. Ein wesentlicher Vorteil beinhaltet die Vereinfachung Ihrer Kaufprozesse für Produkte und Dienstleistungen, die sofortige Online-Zahlungen erfordern. Es gibt zwei Kartentypen - Einweg- und Mehrwegkarten - Erstere für Einkäufe in Webshops, letztere für die Bezahlung von Abonnements. In diesem Artikel werden unzählige Möglichkeiten für Online-Einkäufe mit den beiden Arten von virtuellen Karten vorgestellt, die in der Regel je nach Konfiguration des Kontos Ihrer Organisation angefordert werden können. Die Verwendung virtueller Karten zur Bewältigung verschiedener Ad-hoc-Ausgabensituationen soll Ihnen schließlich Freiheit bei der Ausgabenplanung geben, einen einfachen Überblick über Zahlungsstände und -transaktionen bieten, Kartenmissbrauch und Risiken bei Online-Einkäufen ausschließen und den Zahlungsvorgang vereinfachen. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben Ihrer täglichen Arbeit konzentrieren.



Mobile virtual card

Und nicht zuletzt können Sie durch den Einsatz virtueller Karten Situationen vermeiden, in denen Mitarbeiter ihre privaten Kreditkarten für Firmeneinkäufe verwenden, die am Ende des Monats zu unerwarteten Kostenabrechnungen führen.



Der Beginn eines neuen Zeitalters im Zahlungsverkehr



Virtuelle Karten sind im Beschaffungswesen recht neu, und Sie haben vielleicht viele Fragen zu ihren Eigenschaften und Nutzungsregeln. Um diese potenziellen Fragen zu klären, ist es unserer Meinung nach notwendig, einen soliden Bezugspunkt zu schaffen und die Gemüter zu beruhigen. Wir sprechen nicht über virtuelle Karten im Hinblick darauf, wie sie im Verhältnis zu den Zahlungsrichtlinien Ihres Unternehmens eingerichtet werden, denn jede Organisation hat ihre eigenen.









Wir befassen uns speziell mit den Eigenschaften einer virtuellen Karte und wie Sie als Antragsteller diese wahrnehmen, wenn Sie Ihre Ausgabenmöglichkeiten durch Online-Zahlungen in Betracht ziehen. In diesem Artikel vergleichen wir virtuelle Karten mit klassischen Kredit-/Debitkarten in Online-Kaufszenarien. Lassen Sie uns also virtuelle Karten entmystifizieren und Möglichkeiten für ihre Verwendung aufzeigen.



Was genau sind virtuelle Karten eigentlich?



Vereinfacht gesagt, sind virtuelle Karten ganz normale Kreditkarten ohne physische Darstellung. Der allgemeine Gedanke hinter einer Zahlungskarte ist, dass sie auf ein Konto der ausstellenden Bank verweist. Eine klassische Plastikzahlungskarte ist also ein Medium zur Übermittlung von Zahlungen, das die verfügbaren Technologien nutzt, um eine Transaktion an eine Bank zu übermitteln und dabei die Möglichkeiten ihres physischen Formats (Magnetstreifen, Chip oder NFC/kontaktlos) zu nutzen. Dank der fortgeschrittenen und weit verbreiteten Zahlungstechnologien sind Plastikkarten jedoch zu einfachen Text- und numerischen Informationsträgern in Online-Zahlungsszenarien geworden.

Paying with a credit card for an online purchase
online card payment

Erinnern Sie sich an den letzten Online-Einkauf, bei dem Sie eine physische Karte verwendet haben. Sie haben die Karte aus Ihrer Brieftasche genommen, die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVC-Code in das Online-Zahlungsformular eingegeben und die Karte dann wieder in Ihre Brieftasche gesteckt. Ausgehend von diesem Szenario kann eine Zahlungskarte problemlos für Online-Zahlungen verwendet werden, ohne dass sie einen physischen Körper hat. Und in den meisten Fällen werden Online-Zahlungen als "Card Not Present" (CNP) abgewickelt, solange der Benutzer die Kartendaten auf einem anderen (sicheren) Medium speichert und über die Mittel zur Authentifizierung der Transaktion verfügt. Hier kommen die virtuellen Karten ins Spiel.



Extra Zahlungssicherheit für Sie



Daher hat eine virtuelle Karte für Online-Einkäufe die gleichen Möglichkeiten wie eine klassische Karte, und so sollte der Vergleich auch gesehen werden. Denken Sie an die Art und Weise, wie Sie als Verbraucher Ihre persönliche Kreditkarte verwenden und verwendet haben.

Bei einer virtuellen Karte besteht der einzige Unterschied darin, dass

spezifische Sicherheits- und Prüfungsmaßnahmen zum Nutzen Ihrer Organisation und zur Förderung der Verantwortlichkeit und des Verantwortungsbewusstseins für Ausgaben vorhanden sind. Und das alles, ohne Sie der Möglichkeiten zu berauben, virtuelle Karten zu verwenden.


Wenn Sie einen Antrag auf einer Plattform wie Mazepay stellen, wird vom Bankkonto Ihrer Organisation eine virtuelle Karte auf Ihren Namen ausgestellt, die dem Zweck entspricht, für den Sie sie beantragt haben. Sie erhalten eine Karte mit einem Ausgaben- (Betrag) oder Nutzungslimit (Anzahl der Einsätze). Sie können die Karte zwar für eine Vielzahl von Online-Einkäufen verwenden, aber sie hat keine Debitkartenfunktion. Das bedeutet, das Sie die Karte aus Sicherheitsgründen weder mit mit Geld aufladen, noch ihr Limit eigenständig erhöhen können. Sie haben zum Beispiel bei einem Lieferanten eine Rückerstattung für eine falsche Bestellung beantragt. Die virtuelle Karte akzeptiert zwar Rückerstattungen, diese werden jedoch dem Bankkonto Ihres Unternehmens gutgeschrieben und stehen Ihnen nicht als nutzbares Guthaben zur Verfügung, und der erstattete Betrag stellt auch nicht Ihr Ausgabenlimit wieder her. Virtuelle Karten, auch wenn sie abgelaufen sind, können immer noch Erstattungen annehmen, da sie sich immer auf ein Servicekonto bei der Bank Ihres Unternehmens beziehen. Wenn Sie das richtige Produkt nachbestellen möchten, müssen Sie einen neuen Kaufantrag stellen.



Die zwei Arten von virtuellen Karten



Die beiden Arten von virtuellen Karten unterscheiden sich im Wesentlichen dadurch, dass eine Einmalkarte für die einmalige Verwendung und eine Mehrfachkarte für wiederkehrende Zahlungen bei demselben Anbieter gedacht ist. Zu den Eigenschaften beider Kartentypen gehört, dass die Kartennummer nach einmaliger Verwendung oder bis zum Erreichen des Ausgabenlimits bei Zahlungen mit Mehrfachverwendung ihre Gültigkeit verliert. Unter Berücksichtigung dieser einfachen Unterscheidungsregeln scheinen die Möglichkeiten, verschiedene virtuelle Karten für unterschiedliche Online-Einkaufsszenarien anzufordern, nun grenzenlos. Die Verwendung einer mehrfach verwendbaren Karte für die Bezahlung eines Software-Abonnements ist nur ein Anwendungsfall. Als Nächstes geben wir einen Überblick über die verschiedenen Methoden zur Verwendung von virtuellen Karten mit einmaliger und mehrfacher Verwendung. Anschließend stellen wir Ihnen beliebte Anwendungsfälle vor, um Sie für Ihren nächsten Online-Einkauf mit virtuellen Karten von Mazepay zu inspirieren.



Virtuelle Karten zur einmaligen Verwendung



Mit Mazepay können Sie überall dort online einkaufen, wo Mastercard akzeptiert wird. Die beiden verschiedenen Arten von virtuellen Karten können Sie auf unterschiedliche Weise nutzen.

Die beliebtesten Anwendungsfälle für virtuelle Einwegkarten sind natürlich Einkäufe in Webshops. Aber um die Reichweite der Einwegkarten zu erhöhen, können sie auch für die Bezahlung von Abonnements verwendet werden. Eine virtuelle Einwegkarte für die Bezahlung eines Jahresabonnements wäre zum Beispiel die richtige Wahl, wenn Sie wissen, dass Sie dieses Abonnement über den gesamten Zeitraum hinweg nutzen werden. Außerdem ist es kostengünstig, ein Jahresabonnement mit einer einzigen Zahlung zu bezahlen. Sie können auch eine virtuelle Karte für den einmaligen Gebrauch beantragen, um ein Monatsabonnement zu bezahlen, wenn Sie wissen, dass Sie es nur einen Monat lang benötigen und/oder wenn ein Abonnement so teuer ist, dass eine monatliche Bewertung erforderlich ist, um es erneut zu abonnieren. In diesem Fall ist es besser, jeden Monat eine neue virtuelle Karte zur einmaligen Verwendung anzufordern. Manchmal haben Sie einfach mehrere aktive Abonnements, und es wäre gut, wenn Sie daran erinnert würden, wenn es Zeit für eine Verlängerung ist. Das Vergessen eines Abonnements, vor allem eines teuren, wirkt sich negativ auf die Finanzen Ihres Unternehmens aus, und die Softwareanbieter schicken Ihnen nicht immer Benachrichtigungen über anstehende Gebühren.



Virtuelle Karten für die Mehrfachnutzung



Eine Mehrzweckkarte ist am sinnvollsten, wenn Sie ein festes Monatsabonnement oder einen flexiblen, wiederkehrenden, variablen Betrag bei demselben Anbieter haben. Ein festes Monatsabonnement ist der häufigste Anwendungsfall, aber es gibt mehrere Optionen, die Ihnen das Leben leichter machen, wenn es um wiederkehrende Zahlungen geht. Wenn Sie z. B. ein monatliches oder jährliches Budget für die Instandhaltung von Büroeinrichtungen haben und dafür einen oder mehrere verschiedene Lieferanten in Anspruch nehmen, können Sie einfach eine Mehrfachkarte für jeden Lieferanten beantragen.

Auf diese Weise vermeiden Sie es, virtuelle Karten einzeln für Einkäufe anzufordern, von denen Sie wissen, dass sie bereits im Budget genehmigt sind. Zudem behalten Sie den Überblick über Ihre Budgetausgaben für jeden Lieferanten und haben leichteren Zugang dazu. Die Transaktionen jeder virtuellen Karte werden bequem mit den jeweiligen Bestellungen aufgelistet. Bei Mehrzweckkarten sollten Sie den Gesamtbetrag eines Abonnements über einen Zeitraum von einem Jahr oder den Gesamtbetrag eines Budgets anfordern, wenn es sich um eine wiederkehrende Zahlung handelt.



Relevante Anwendungsbereiche



Damit Sie sich für Ihre zukünftigen Online-Einkäufe mit den virtuellen Karten von Mazepay inspirieren lassen können, stellen wir Ihnen im Folgenden eine Liste der beliebtesten Anwendungsfälle aus verschiedenen Kaufkategorien vor. Wir hoffen, dass Sie mit dem in diesem Artikel vermittelten Wissen Ihren nächsten Webshop-Einkauf, ein kurz- oder langfristiges Abonnement oder eine neue wiederkehrende Zahlung mit einem variablen Betrag leichter planen können.


  • IT: Softwarelizenzen und -abonnements, Hardware, Netzwerke, Speicherplatz.

  • Marketing Ausgaben: Werbung und Content-Promotion, Software-Abonnements, Markenzubehör, digitale Marketing-Tools, Printmedien und anderes physisches Werbematerial.

  • SaaS Abonnements: Viele Beispiele für Software-as-a-Service basieren auf wiederkehrenden Zahlungen.

  • Reisen und Transport: Es gibt viele Reise- und Verkehrsanwendungen und Websites. Alle von ihnen akzeptieren Online-Zahlungen. Sie können dies nutzen, um Ihre Geschäftsreisen intelligenter zu planen und die richtige Art von virtueller Karte zu verwenden. Nutzen Sie eine bestimmte Mitfahrgelegenheit oder eine Pendler-App? Beantragen Sie eine virtuelle Mehrzweckkarte und verknüpfen Sie sie mit Ihrem Konto.

  • Veranstaltungskarten: Verwenden Sie eine Einwegkarte, um Konferenztickets in großen Mengen zu kaufen, oder eine Mehrwegkarte, wenn Sie sie einzeln über dieselbe Online-Plattform kaufen.

  • Bürobedarf: Laptops, Telefone, Möbel, Büroelektronik, Papier, Whiteboards, Stifte: Einige Büromaterialien müssen Sie monatlich oder wöchentlich nachkaufen, andere benötigen Sie seltener. Verwenden Sie virtuelle Mehrweg- und Einwegkarten, um die verschiedenen Kaufszenarien abzudecken.

  • Büroverwaltung: Catering subscription, restocking drinks and snacks, health and safety supplies, hygiene and cleaning tools or services, plants, and decorations.

  • Professionelle Dienstleistungen: Freiberufler, Tools zur Einhaltung der DSGVO, Rechts- und Finanzberater, Ärzte und Massagetherapeuten.

  • HR: Blumen und Geschenkkörbe, Fortbildungskurse und E-Learning, Personalvermittlungsagenturen, Veranstaltungen und soziale Aktivitäten, Anmeldungen zu Sportveranstaltungen für Mitarbeiter und Abonnements für Fitnessstudios für Mitarbeiter.

  • Versicherungsprämien: In der Regel zahlen wir eine jährliche oder vierteljährliche Gebühr, so dass sie wie ein Abonnement wirken.

  • Paketversand/Kurierdienste: Ein gutes Beispiel für mehrere Transaktionen von ein und demselben Anbieter. Die Erstattung erfolgt auf dem Firmenkonto, wenn Pakete verloren gehen.

  • Rechnungen für Telefon- und Datentarife: Eine der häufigsten wiederkehrenden Zahlungen sind abonnementbasierten Produkte.

  • Praktisch jede Abteilung, die Ad-hoc-Käufe in verschiedenen Beträgen tätigen muss.



Was kommt als nächstes?



Sie haben nun ein besseres Verständnis für die Eigenschaften virtueller Karten und die verschiedenen Möglichkeiten ihrer Verwendung. Wenn Sie mehr über Online-Einkäufe oder die Verwaltung von Abonnements erfahren möchten, folgen Sie den unten stehenden Links:







Wenn Sie daran interessiert sind, wie Sie virtuelle Karten in Ihrem Unternehmen einsetzen können, wenden Sie sich an uns und buchen Sie eine Demo.

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