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Wie Sie Ihre Beschaffungsvorgänge zukunftssicher machen

Aktualisiert: 6. Mai 2022



Bestehende Rechnungs- und Zahlungsprozesse sind ressourcenintensiv und nicht skalierbar. So machen Sie Ihre Beschaffungsvorgänge zukunftssicher.


In Zeiten zunehmend komplexer globaler Lieferketten war es noch nie so schwierig, die Beschaffung zu skalieren und zu verwalten. Herkömmliche Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen und Scheckzahlungen sind zeitaufwändig, und die Einbindung neuer Lieferanten dauert oft viel länger als nötig.



Denken Sie beispielsweise an die Anzahl der Schritte, die in der Regel erforderlich sind, um einen Long-Tail-Lieferanten einzubinden. Unternehmen müssen unter anderem eine Due-Diligence-Prüfung und eine KYC-Prüfung (Know Your Customer) durchführen, Rechnungsdaten erfassen und aufzeichnen und dann Zahlungen per Überweisung oder Scheck abwickeln.



Die Digitalisierung spielt in fast allen modernen Unternehmen bereits eine große Rolle, doch die Beschaffungssysteme vieler Unternehmen stützen sich noch immer stark auf veraltete Prozesse für die Aufnahme von Lieferanten und die Rechnungsstellung. Ein übermäßiger Rückgriff auf diese Prozesse behindert die Fähigkeit eines Unternehmens, zu skalieren und sich an laufende Veränderungen anzupassen. Dieser Mangel an Flexibilität beeinträchtigt wiederum die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens, insbesondere in einer Zeit, in der die Anfälligkeit globaler Lieferketten noch nie so deutlich war.



In der B2B-Welt sind diese Herausforderungen besonders ausgeprägt. Im Gegensatz dazu sind B2C-Kunden seit langem daran gewöhnt, Online-Zahlungen mit Debit- und Kreditkarten zu tätigen. B2B-Einkäufe werden in der Regel durch Banküberweisungen oder Scheckzahlungen abgewickelt.



Wie können Unternehmen die Beschaffung von Long-Tail-Produkten vereinfachen?



Es ist höchste Zeit, dass die B2B-Welt mit dem B2C-Handel gleichzieht, wo Kreditkartenzahlungen schon lange die Norm sind. Denn Kreditkartenzahlungen ermöglichen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und alle Compliance-Kontrollen. Für eine wirklich zukunftssichere Lösung sollten B2B-Unternehmen auf virtuelle Karten und Webkäufe setzen, da diese wesentlich effizienter sind als Rechnungen, Banküberweisungen und Schecks.



Virtuelle Karten und automatisierte Compliance-Kontrollen und Rechnungsverwaltung sind unerlässlich für eine zukunftssichere Beschaffung in einer Welt, in der 80 % der B2B-Transaktionen bis 2025 digital sein werden. Die Coronavirus-Pandemie hat deutlich gemacht, dass viele B2B-Unternehmen dringend aufholen müssen, um sich widerstandsfähiger zu machen und in den kommenden Jahren relevant zu bleiben.



Virtuelle Karten bieten eine verlässliche Möglichkeit zur Skalierung, Anpassung und vollständigen Kontrolle über Beschaffungs- und Zahlungsprozesse. So kann beispielsweise eine einzige virtuelle Zahlungskarte für einen bestimmten Lieferanten oder einen bestimmten Betrag erstellt werden, die mit einer physischen Karte verbunden ist, auf die alle Mitglieder Ihres Beschaffungsteams Zugriff haben, oder virtuelle Karten mit speziellen Budgets für jede Geschäftsabteilung. Durch die Implementierung eines einheitlichen Systems zur Automatisierung der Funktionen rund um virtuelle Zahlungskarten, wie z. B. KYC- und ALM-Prüfungen sowie Rechnungsstellung und Zahlung, können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung und Beschaffungsteams von langwierigen manuellen Prozessen befreien. Dadurch wird die Verwaltung der Long-Tail Lieferkette wesentlich einfacher, während gleichzeitig das Risiko dank der vollständigen Prüfbarkeit, Rückverfolgbarkeit und der Verringerung menschlicher Fehler reduziert wird.



Eine größere Anpassungsfähigkeit ist der Schlüssel zur Zukunftssicherheit eines jeden B2B-Unternehmens. Um dies zu erreichen, müssen geschäftskritische Prozesse wie das Lieferkettenmanagement und die Rechnungsstellung wiederholbar, überprüfbar und automatisiert werden. Das Endergebnis sollte ein Lieferkettenmanagement -Prozess sein, bei dem der Wechsel, das Onboarding und die Verwaltung von Long-Tail-Lieferanten weitgehend automatisiert sind. Das wiederum verschafft den Beschaffungsteams Zeit, sich auf die Beziehungen zu strategischen Lieferanten zu konzentrieren.



Mit den virtuellen Karten von Mazepay können Ihre Mitarbeiter einfach und vorschriftsmäßig einkaufen. Jederzeit und überall. Immer mit einem lückenlosen Prüfpfad von der Kaufanfrage bis zur Buchung der Transaktionen. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf und erfahren Sie mehr.

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