Optimieren Sie die Unternehmensausgaben.
Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter.
Vertraut durch
Optimieren Sie globale Beleuchtungslösungen.
Innovationen vorantreiben.
Die Zumtobel Group ist ein führender Global Player, der innovative und qualitativ hochwertige Lichtlösungen und -komponenten für Kunden auf der ganzen Welt anbietet. Mit ihren verschiedenen Marken, darunter Zumtobel, Thorn und Tridonic, beschäftigt die Zumtobel Group weltweit mehr als 5.500 Mitarbeiter und ist mit mehr als 90 Vertriebsbüros und Partnern auf der ganzen Welt vertreten. Die Zumtobel Gruppe hat ihren Hauptsitz in Dornbirn, Österreich, und setzt immer wieder neue Maßstäbe in Bezug auf technologische Innovation und Qualität.
Optimieren Sie die Unternehmensausgaben.
Reduzieren Sie Engpässe.
Die Zumtobel Group nutzt die sicheren virtuellen Karten von AirPlus bereits seit einiger Zeit und suchte nach Möglichkeiten, die Finanzprozesse im Zusammenhang mit Online-Einkäufen ihrer Mitarbeiter weiter zu verbessern.
Ursprünglich hatte die Zumbobel Group mit einer Engpasssituation zu kämpfen, in der eine Person die Ausgabe der virtuellen Karten verwaltete und dies teilweise zu Verzögerungen führte. Anstatt einen einzigen Verwalter für virtuelle Karten zu haben, wollte man ausgewählten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre eigenen virtuellen Karten zu beantragen. Die Mitarbeiter sollten selbst befugt sein, virtuelle Karten für ihre Online-Einkäufe anzufordern und zu verwenden, und für die Vorlage angemessener Rechnungsunterlagen verantwortlich sein.
Für die internen Kontrollen war es jedoch wichtig, dass vor der Ausgabe virtueller Karten bestimmte Genehmiger in diese Anträge einbezogen werden. Für die Zumtobel Group ist ein klarer, transparenter und automatisierter Genehmigungsprozess wichtig. Daher suchten sie nach einer Lösung, die gesetzeskonforme Prozesse, Effizienz und Automatisierung ermöglicht und den gesamten Workflow einschließlich der Einreichung und Abrechnung der Belege abdeckt.
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„Mit den virtuellen Karten von AirPlus hatten wir ein hervorragendes Zahlungsinstrument für Online-Einkäufe und die Bezahlung von Abonnements und Lizenzen. Wir haben jedoch festgestellt, dass wir einen automatisierten Prozess rund um die Zahlung benötigen, der Mitarbeitern, Managern, dem Einkauf und der Finanzabteilung gleichermaßen zugutekommt. Wir wussten, dass Automatisierung das Herzstück unserer künftigen Einkaufsprozesse sein musste und baten unseren Partner AirPlus um eine Lösung.“
Christian Hogenmüller, Senior Director, Leiter Corporate Treasury
Zumtobel Group
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„Die Zumtobel Group ist ein Unternehmen, das immer auf der Suche nach Verbesserungen und Innovationen ist. Wir wussten, dass unsere AirPlus-Mazepay-Lösung einen großen Mehrwert schaffen würde, und so war die Einführung unserer gemeinsamen Lösung der natürliche nächste Schritt in unserer langen und produktiven Beziehung mit der Zumtobel Group.“
Christoph Kraska, Key Account Manager
AirPlus International
Automatisieren Sie Geschäftsausgaben.
Erhöhen Sie die Compliance.
Die gemeinsame Lösung von AirPlus und Mazepay passt perfekt zur Zumtobel Group. Die Vorteile der AirPlus Virtual Cards sind im Zusammenspiel mit der cloudbasierten Plattform von Mazepay noch effektiver. Der Ansatz bei der Zumtobel Group war, alle Bereiche des Einkaufsprozesses zu identifizieren, die automatisiert und vereinfacht werden können. Anschließend wurden Geschäftsregeln für Online-Ausgaben auf der Grundlage von Kaufbeträgen, Kostenstellen und Kaufarten aufgestellt, die automatisch durchgesetzt wurden, wenn Mitarbeiter Kaufanträge auf der AirPlus-Mazepay-Plattform stellten.
Mitarbeiter müssen nur eine einfache Anfrage auf der AirPlus-Mazepay-Plattform stellen, während die zugrundeliegenden Geschäftsregeln sicherstellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit in den Genehmigungsprozess einbezogen werden - ausgelöst durch automatische Benachrichtigungen an die beteiligten Personen.
Nicht nur die Endbenutzerprozesse sind sehr wichtig, sondern auch die Finanzprozesse, die sich aus den getätigten Einkäufen ergeben. Ein Hauptaugenmerk während des Onboardings war die Abstimmung mit der Finanzabteilung der Zumtobel Group. Ziel war es, den besten Weg zu finden, um Finanzdaten von AirPlus und Mazepay zu sammeln und an die Zumtobel Group zu liefern. Außerdem sollte ein erweiterter Workflow eingerichtet werden, der sicherstellt, dass der Mitarbeiter, der virtuellen Karte, die entsprechenden Rechnungsunterlagen zwingend über Mazepay einreicht.
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"Wir wollten Engpässe beseitigen und den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten geben, aber niemals auf Kosten von Compliance und Sicherheit. Die AirPlus-Mazepay-Plattform bietet uns volle Transparenz über jede einzelne Transaktion, die Einreichung von Rechnungsdokumenten ist jetzt ein integraler Bestandteil des Arbeitsablaufs und alle Finanzdaten sind für uns für Berichte und Buchungen leicht zugänglich. Mazepay bietet eine ständig wachsende Anzahl von Funktionen und nimmt spezifische Anforderungen von unserer Seite schnell auf, so dass wir gemeinsam die beste Lösung für unser Unternehmen finden können."
Christian Hogenmüller, Senior Director, Leiter Corporate Treasury
Zumtobel Group
Vereinfachen Sie Beschaffungsprozesse.
Steigern Sie die Effizienz.
Das Ergebnis war eine Steigerung der Prozesseffizienz sowohl für die Finanzabteilung als auch für die an den Einkäufen beteiligten Mitarbeiter. Dies gab der Zumtobel Group den Beweis, den sie brauchte, um die AirPlus-Mazepay-Lösung intern zu skalieren und mehr Nutzer und Rechtseinheiten einzubeziehen.
Für die Zumtobel Gruppe war es ein logischer Schritt, die Prozesse effektiver und transparenter zu gestalten, indem sie ihren Mitarbeitern den Zugang zur AirPlus-Mazepay-Plattform ermöglichte, damit diese ihre eigenen Einkaufsanfragen stellen konnten.
Die Zusammenarbeit mit der Zumtobel Group basiert auf einem engen Dialog zwischen der Zumtobel Group, AirPlus und Mazepay. Unser gemeinsames Ziel ist es, ständig neue Wege zur Verbesserung der Prozesse zu finden und die Nutzung der Lösung zu steigern. Durch den häufigen und produktiven Dialog wird die Konfiguration auf Mazepay in Echtzeit angepasst, um die Geschäftsziele und politischen Anforderungen der Zumtobel Group zu erreichen.
Zukunftssichere Ergebnisse und ein unerwarteter Vorteil.
Nutzen Sie optimierte Prozesse für Long-Tail-Ausgaben und gewinnen Sie die Kontrolle zurück. Stärken Sie Ihr Unternehmen mit virtuellen Karten und einer wirklich globalen Ausgabenmanagementlösung, mit der Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Mit Mazepay an der Spitze integrativer Lösungen sind Ihnen Transparenz, Effizienz und unübertroffene Sicherheit garantiert. Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsabläufe umzugestalten und sich vom Rest abzuheben?