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Warum herkömmliche Beschaffungslösungen für Long-Tail-Lieferanten nicht funktionieren





Herkömmliche Beschaffungslösungen sind durch manuelle Vorgänge gekennzeichnet und vielen kleinen, sich wiederholende Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise die Formulierung von Verträgen, die Unterzeichnung von Genehmigungen, die Bearbeitung von Rechnungen oder andere Routineaufgaben, die für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen erforderlich sind. Viele Unternehmen verlassen sich immer noch stark auf diese traditionellen Prozesse, obwohl sie mit großen Herausforderungen und Nachteilen verbunden sind.



Das größte Problem bei der traditionellen Beschaffung ist der hohe Zeitaufwand, der die finanziellen und personellen Ressourcen stärker belastet. Außerdem kann das das Unternehmen für Lieferanten weniger attraktiv machen, insbesondere für solche, die zu den "Long- Tails" gehören. Schließlich gibt es nur wenige Dinge, die die Geduld mehr auf die Probe stellen als unnötige Unternehmensbürokratie. Ein Beispiel ist, wenn ein kleiner Zulieferer nur eine Genehmigung für eine geringfügige Transaktion abzeichnen und eine Rechnung bezahlen möchte.



Es ist verständlich, dass die Beschaffung ein schwer zu kontrollierender Prozess ist, vor allem, wenn man ein riesiges und ständig wachsendes Portfolio von Lieferanten hat. Außerdem besagt die 80/20-Regel, dass im Durchschnitt nur 20 % Ihrer Lieferanten strategisch wichtig sind. Dabei entfallen 80 % der Gesamtausgaben auf sie. Natürlich verdienen sie die meiste Aufmerksamkeit, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Long-Tail-Lieferanten (d. h. die anderen 80 %) nicht wichtig sind.



Um effizient zu arbeiten und neue Chancen zu nutzen hat sich in den letzten Jahren das Augenmerk immer mehr auf das Ende der Lieferkette gerichtet. Den Fokus in erster Linie auf die Long-Tail Ausgaben zu legen, gibt Unternehmen die Möglichkeit mehr Zeit für den Aufbau strategischer Beziehungen zu ihren Hauptlieferanten aufzuwenden und kleinere Lieferanten zufriedener zu machen, indem sie den Papierkram und die damit verbundenen unnötigen Zeitverluste reduzieren. Aus diesem Grund ist es an der Zeit, sich von der traditionellen Beschaffung für Long-Tail-Ausgaben zu verabschieden und stattdessen auf Konsolidierung und Automatisierung zu setzen.



Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der großen Nachteile der traditionellen Beschaffung für Long-Tail-Lieferketten:



#1. Komplexität der Prozesse



Betrachten Sie einmal die Schritte, die in den traditionellen P2P-Prozess (Procure to Pay) eingebunden sind. Zunächst wird der Bedarf erkannt, und dann wird recherchiert, wo das Unternehmen das gewünschte Produkt oder die Dienstleistung am besten beziehen kann. Sobald ein Lieferant gefunden ist, kommt der ganze Papierkram ins Spiel: Bedingungen und Preise, Bestellungen, Lieferungen, Versand, Inspektion, Rechnungsfreigabe und Zahlung. Dieser Prozess ist so langwierig und komplex, dass es in der Regel 15-45 Tage dauert, bis ein neuer Lieferant an Bord ist.



Die Vereinfachung des Prozesses ist besonders wichtig für Long-Tail-Lieferanten, da sie den Großteil des Lieferantenportfolios eines Unternehmens ausmachen. P2P-Plattformen zielen darauf ab, die Komplexität zu reduzieren, indem sie eine End-to-End-Lösung anbieten, die jeden Schritt integriert und automatisiert. Ein weiterer wichtiger Vorteil dieser integrierten Lösungen besteht darin, dass sie Daten konsolidieren, um den Ausgabenmanagement-Teams einen besseren Einblick in die Finanzen und eine bessere Kontrolle über die Ausgaben zu ermöglichen.



#2. Skalierbarkeit des Unternehmens



Die Lieferketten sind unüberschaubar groß geworden, zumindest für Unternehmen, die sich zu sehr auf herkömmliche Beschaffungslösungen verlassen. Kleine Unternehmen haben oft Tausende von Lieferanten, während große globale Unternehmen mehr als hunderttausend haben können. Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen mit Niederlassungen im ganzen Land und darüber hinaus führen, dauert es nicht lange, bis der Beschaffungsprozess unüberschaubar wird. Dies kann dazu führen, dass Ausgaben außerhalb der Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens getätigt werden, weil die Abteilungen versuchen, unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Wenn das passiert, dauert es nicht lange, bis die Ausgaben außer Kontrolle geraten.



Der herkömmliche Prozess kann für strategische Lieferanten gut funktionieren. Wenn jedoch der selbe Prozess verwendet wird, um einen einmaligen Auftrag zu erledigen oder preisgünstige, häufig benötigte Artikel bei Hunderten von verschiedenen Lieferanten zu bestellen, wird er schnell sehr mühsam. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre langfristige Beschaffung automatisieren und die Kontrolle über ihre Ausgaben zurückgewinnen. Indem sie den Zeitaufwand für die Einbindung und Pflege kleinerer Lieferanten erheblich reduzieren, können Unternehmen ihre Skalierbarkeit verbessern und sich besser auf künftiges Wachstum und die Expansion in neue Bereiche vorbereiten.


#3. Katalogverwaltung



Da die Verwaltung von Long-Tail-Lieferanten mit herkömmlichen Verfahren so viel Zeit in Anspruch nimmt, sind die Kataloge am Ende oft nicht mehr aktuell. Ein Beispiel: Ein Smartphone-Hersteller bringt ein neues Modell auf den Markt und stellt dann fest, dass alle Schutzhüllen und anderes Zubehör in den Katalogen der Lieferanten für ein früheres Modell entwickelt wurden. Abgesehen von einfachen Beschaffungen hilft die herkömmliche Beschaffung den Teams nur wenig bei der Auswahl der richtigen Lieferanten, und es gibt selten eine eingebettete Klassifizierung dessen, was genau gekauft wurde. Das Beschaffungsteam blickt schließlich zurück, obwohl der Blick nach vorn wichtiger denn je ist.



Beschaffungsteams arbeiten unermüdlich daran, Unternehmenskataloge zu erstellen und zu pflegen, aber gemäß der 80/20-Regel machen fragmentierte Long-Tail-Einkäufe durchschnittlich 80 % des Kataloginhalts aus. Und es ist viel schwieriger, einen Katalog auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Sie genauso viel Zeit damit verbringen müssen, Produktinformationen und UNSPSC-Codes für unbedeutende Lieferanten ausfindig zu machen wie für Ihre strategischen (20 %) Lieferanten. Mit dem Zugriff auf strukturierte Daten, die von einer einheitlichen Beschaffungslösung bereitgestellt werden, können Teams Lieferanten in kürzerer Zeit finden und die Last veralteter Kataloge loswerden.



#4. Einbindung der Lieferanten



Herkömmliche Beschaffungslösungen erfordern, dass alle Lieferanten in dasselbe System aufgenommen und auf dieselbe Weise integriert werden. Dies stellt eine enorme Belastung für die Beschaffungsteams dar, da sie versuchen, eine große Anzahl von Long-Tail-Lieferanten zu verwalten, die ihre Systeme verstopfen. Gleichzeitig sinkt die Attraktivität, Lieferant Ihres Unternehmens zu werden, nicht zuletzt deshalb, weil ein großer Teil des Verwaltungsaufwands auf den Lieferanten selbst entfällt. Dazu gehören das Ausfüllen zusätzlicher Formulare, die Verfolgung unbezahlter Rechnungen oder - im Falle von Dienstleistungsunternehmen - das ständige Verschieben von Arbeitsterminen, um Verzögerungen durch die Unternehmensbürokratie auszugleichen.



Große Lieferanten, die Millionenverträge mit Einkäufern aushandeln, erwarten in der Regel ein gewisses Hin und Her als Teil des Onboarding-Prozesses. Aber ein Lieferant, der mit einem kleinen einmaligen Auftrag betraut ist, wird wahrscheinlich nicht gerne Wochen oder gar Monate damit verbringen, wegen einer 500-Euro-Transaktion einen komplizierten Onboarding-Prozess zu durchlaufen. Aus diesem Grund machen sich einige Unternehmen nicht einmal die Mühe, Bestellnummern für kleinere Einkäufe zu vergeben, obwohl dies möglicherweise einen Verstoß gegen die Compliance darstellt und es für das Ausgabenmanagement-Team viel schwieriger ist, die Finanzen im Auge zu behalten. Durch die Automatisierung des Onboarding von Long-Tail-Lieferanten können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter und die Zufriedenheit ihrer Lieferanten ohne unnötigen bürokratischen Aufwand steigern.



Mazepay wurde auf der Grundlage des Konzepts entwickelt, dass die Beschaffung kein Hindernis für bessere Geschäftsbeziehungen sein sollte, sondern ein Motor für diese. Deshalb haben wir eine Lösung entwickelt, die all diese Probleme löst und das Leben für beide Parteien einfacher macht. Kontaktieren Sie uns noch heute, um loszulegen.

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