Dank der zunehmenden Globalisierung und des Outsourcings sind die Lieferketten so groß geworden, dass sie mit herkömmlichen Mitteln allein praktisch nicht mehr zu steuern sind. Kleine Unternehmen haben oft mit Hunderten von Lieferanten zu tun, von einmaligen Verkäufern bis hin zu regulären Dienstleistern, während große Unternehmen routinemäßig Lieferantenportfolios verwalten, die in die Zehntausende gehen. Viele wissen nicht einmal genau, wie viele Lieferanten sie haben.
Selbst Lieferketten für einzelne Produktlinien können schwindelerregend komplex werden. Erschwerend kommt hinzu, dass der Grad der Komplexität oft erst nach einer Krise sichtbar wird. Erinnern Sie sich zum Beispiel an den Pferdefleischskandal, bei dem das Ausmaß und die Komplexität der europäischen Lebensmittelversorgungsketten deutlich wurden, als die Behörden wochenlang versuchten, die Herkunft des Pferdefleisches zu ermitteln, das in verschiedenen britischen Supermärkten als Rindfleisch ausgegeben wurde.
#1. Hintergrundprüfungen nehmen zu viel Zeit in Anspruch
Wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht den Erwartungen eines Kunden entspricht, wird immer zuerst das Unternehmen, das es verkauft hat, dafür verantwortlich gemacht, egal, wie weit hinten in der Lieferkette das Problem aufgetreten ist. Da sie für den größten Teil des Ruf-, Finanz- oder Rechtsschadens verantwortlich gemacht werden, müssen Unternehmen unbedingt umfassende Hintergrundprüfungen durchführen, bevor sie neue Lieferantenverträge unterzeichnen. In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheits- und Finanzwesen ist dies sogar noch wichtiger. Zu den Hintergrundprüfungen gehören u. a. Know Your Customer/Supplier (KYC/KYS), Anti-Geldwäsche (AML), Corporate Social Responsibility (CSR) und Bonitätsprüfungen.
Hintergrundprüfungen müssen für alle Lieferanten durchgeführt werden, unabhängig davon, wie klein sie sind. Selbst ein unbedeutender, langjähriger Lieferant kann am Ende für eine Katastrophe verantwortlich sein. Der US-Einzelhändler Target musste dies auf die harte Tour erfahren, als Hacker Millionen von Daten stahlen, indem sie über ein HLK-Unternehmen eindrangen, das Zugang zu seinen Kassensystemen hatte. Damals handelte es sich um die größte Datenpanne, die jemals Schlagzeilen gemacht hat. Um das Risiko zu verringern, ohne unverhältnismäßig viel Zeit für die Bewertung von Long-Tail-Lieferanten aufwenden zu müssen, müssen die Einkäufer Hintergrundprüfungen automatisieren und dabei die Fälle von menschlichen Fehlern und widersprüchlichen Informationen reduzieren.
#2. Fehlende Interkonnektivität zwischen den Abteilungen
Informationssilos gehören zu den häufigsten Hindernissen für das Unternehmenswachstum. Wenn Abteilungen nicht in der Lage sind, effizient miteinander zu kommunizieren, wird die Bestandsverfolgung über mehrere Lager und Filialen hinweg exponentiell schwieriger. Dies ist dann der Fall, wenn die Mitarbeiter mehrere interne Systeme aktualisieren müssen, um Lieferanten einzubinden und zu verfolgen. Die manuelle Dateneingabe und der Austausch von Informationen über undurchsichtige Geschäftsprozesse führen zu mangelnder Konsistenz und einer stark erhöhten Fehlerwahrscheinlichkeit.
In einer idealen Welt sollte die Aufnahme und Pflege von Lieferanten ein einziger zusammenhängender Prozess sein, bei dem die Erfassung und Verwaltung von Lieferketteninformationen automatisiert wird. Mit einer Plattform zur Verwaltung aller Long-Tail-Lieferanten können Unternehmen einen vollständigen Überblick über Lieferketten jeglicher Komplexität erhalten und gleichzeitig Zeit gewinnen, um sich auf die Verbesserung der Beziehungen zu wichtigen strategischen Lieferanten zu konzentrieren. Wenn Informationssilos Ihre Fähigkeit behindern, die Effizienz Ihrer Lieferkette zu verwalten, dann ist es an der Zeit, die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu verringern und die Unternehmenskultur zu überdenken, um den Schwerpunkt auf die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu legen.
#3. Die Einbindung kleinerer Lieferanten dauert genauso lange wie die der großen
Wenn wir die 80/20-Regel, auch bekannt als Pareto-Prinzip, auf das Lieferkettenmanagement anwenden, dann sind 80 % Ihrer Lieferanten "Long-Tail"-Lieferanten, die für sich genommen nur einen geringen Einfluss auf das Wachstum haben. Daher ist es kontraproduktiv, so viel Zeit für die Einbindung und Pflege kleinerer Lieferanten aufzuwenden wie für strategische Lieferanten. Dennoch muss jeder Lieferant aus Gründen der Compliance und Nachhaltigkeit korrekt verwaltet werden. Gleichzeitig führen unnötig langwierige Onboarding-Prozesse dazu, dass kleinere Lieferanten abgeschreckt werden, wodurch Ihr Unternehmen als Geschäftspartner weniger attraktiv wird.
Strategische Lieferanten verdienen natürlich mehr Aufmerksamkeit, wenn es um den Aufbau von Beziehungen geht. Wie die 80/20-Regel besagt, werden 80 % der Geschäftsergebnisse von nur 20 % der Lieferkette erzielt. Die Automatisierung des Beziehungsmanagements für Long-Tail-Lieferanten hilft Unternehmen, das von kleineren Lieferanten ausgehende Risiko zu verringern, und verschafft den Beschaffungsteams Zeit, sich auf die strategischen Beziehungen zu ihren wertvollsten Lieferanten zu konzentrieren.
#4. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist eine zunehmende Belastung
Viele Verstöße gegen die Informationssicherheit und die Einhaltung von Vorschriften ereignen sich irgendwo in der Lieferkette, aber das bedeutet nicht, dass das Unternehmen, das das Endprodukt verkauft, nicht zur Verantwortung gezogen werden kann. Unternehmen sind rechtlich und ethisch verpflichtet, ihre Zulieferer und Partner sorgfältig auszuwählen. Auch wenn die Verantwortung für den Schutz von Vermögenswerten auf mehrere Parteien verteilt werden kann, war es noch nie so wichtig wie heute, potenzielle Zulieferer genauestens zu prüfen. Da die Einhaltung von Vorschriften in allen Branchen immer wichtiger wird, wird die Aufnahme und Pflege von Lieferanten immer schwieriger.
Abgesehen von der Automatisierung von Hintergrundprüfungen müssen Unternehmen eine Vielzahl von Richtlinien einhalten, je nachdem, wo sie geschäftlich tätig sind. So müssen Unternehmen, die mit Gesundheitsdaten von US-Bürgern umgehen, HIPAA-konform sein, während jede Art von Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern besitzt, GDPR-konform sein muss. Beschaffungsteams sind mit zusätzlichen Gesetzen konfrontiert, wie z. B. der EU-Richtlinie über Zahlungsverzug. Eine zentralisierte und automatisierte Verwaltung der Lieferketten trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften zu rationalisieren und die Belastung der internen Teams zu verringern.
#5. Die Beziehungen zu den Lieferanten beginnen zu leiden
Die Aufrechterhaltung einer gesunden Lieferkette hängt von guten Lieferantenbeziehungen ab und ist für Unternehmen, die eine bessere Kostenkontrolle anstreben, unerlässlich. Die langfristigen Auswirkungen schlechter Lieferantenbeziehungen können sehr nachteilig sein, z. B. in Form von verspäteten Lieferungen und daraus resultierendem Imageschaden, Gebühren für verspätete Zahlungen und Vertragsauflösungen. Da die Verwaltung von Lieferketten in großem Umfang immer schwieriger wird, dauert es nicht lange, bis die Beziehungen darunter leiden.
Oft mangelt es den Mitarbeitern an Flexibilität bei der Auswahl von Lieferanten, weil sie so viel bürokratischen Aufwand betreiben müssen, um Lieferanten an Bord zu holen, unabhängig von ihrem strategischen Geschäftswert. Wenn bürokratische Unternehmensprozesse dem Unternehmenswachstum im Wege stehen, ist es an der Zeit, umzudenken. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, dass Hunderte von verschiedenen Unternehmen die gleichen Prüfungen bei einem Lieferanten einzeln durchführen. Auch das manuelle Onboarding von Lieferanten, das in der Regel immer noch zwischen 30 und 60 Tagen dauert, ist für viele zu langwierig, vor allem, wenn es sich nur um einen einmaligen Kauf handelt.
Abschließende Worte
Technologie ist heute entscheidend für das Onboarding und die Verwaltung von Lieferanten in großem Umfang. Automatisierte Supply-Chain-Management-Lösungen bieten die einzige praktische Möglichkeit, die Transparenz über ausgedehnte Liefernetzwerke zu erhalten.
Mazepay macht langwierige Prozesse bei der Aufnahme und Verwaltung von nicht-strategischen Lieferanten überflüssig, die im Durchschnitt etwa 80 % der Lieferkette eines Unternehmens ausmachen. Kontaktieren Sie uns noch heute und fordern Sie weitere Informationen an.