Seit mehr als einem Jahrzehnt hat die Technologie die Art und Weise, wie wir arbeiten, neu definiert. Eine der größten Veränderungen der letzten Jahre ist der Aufstieg der Remote - Arbeit. Büroarbeit bedeutet nicht mehr, dass man von 9 bis 17 Uhr an einem Schreibtisch im Büro des Unternehmens sitzt. Dank Cloud-Plattformen und der Konnektivität durch digitale Lösungen können Mitarbeiter ihre Arbeit nun auch zu Hause erledigen, während die Unternehmen von geringeren Betriebskosten und einer höheren Mitarbeiterproduktivität profitieren.
Wie die Einschränkungen, die durch die Covid-19-Pandemie entstanden sind, gezeigt haben, sind die Dinge nicht immer so einfach. Ein Bereich, der in den letzten Monaten stark beeinträchtigt wurde, ist die Beschaffung. Globale Versorgungsketten stehen aufgrund der Unterbrechungen durch Abriegelungsvorschriften und wirtschaftliche Unwägbarkeiten vor vielen ungewissen Herausforderungen. Für Unternehmen, die es gewohnt sind, mit internen Teams zu arbeiten, war der Übergang zur Remote- Arbeit alles andere als reibungslos.
Doch es gibt auch einen Silberstreif am Horizont. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass die Remote-Arbeit viele langfristige Vorteile mit sich bringt, z. B. eine höhere Produktivität und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die Mitarbeiter. Ganz zu schweigen von den zahlreichen Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Es besteht kein Zweifel daran, dass sich die Remote-Arbeit durchsetzen wird. Und die Unternehmen müssen entsprechend handeln.
Dennoch hat sich die Umstellung, vor allem aufgrund ihrer plötzlichen Dringlichkeit, für große Unternehmen als schwierig erwiesen. Die Verantwortlichen für das Beschaffungswesen müssen sich nun darum bemühen, weitere Beeinträchtigungen der Beschaffungskapazitäten des Unternehmens zu minimieren. Die Digitalisierung manueller Prozesse und die Vereinfachung bestehender Abläufe ist ein Muss, vor allem bei der Long-Tail Beschaffung. Gleichzeitig müssen sie die Einhaltung von Vorschriften sowie die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Teams gewährleisten, da sich die betrieblichen Abläufe drastisch in Richtung verteilter Arbeitsumgebungen verändern.
Im Folgenden werden drei Möglichkeiten vorgestellt, die Beschaffungsleiter anwenden können:
#1. Sorgen Sie für eine nahtlose Kommunikation
Die Aufrechterhaltung klarer Kommunikationswege ist das Wichtigste in jedem Unternehmen. Das gilt auch für Beschaffungsteams. Die Beschaffungsabteilung muss regelmäßig Kontakt zu den Lieferanten halten, um in unsicheren Zeiten stabile und ehrliche Beziehungen aufrecht erhalten zu können. Sie müssen nach neuen Lieferanten suchen und diese schnell einbinden, um das Geschäft am Laufen zu halten. Gleichzeitig müssen sie die Lieferanten sorgfältig auf ihre Kundenfreundlichkeit und Kreditwürdigkeit prüfen, sowie einen Anti-Geldwäsche-Check durchführen.
Auch die Bedeutung der internen Kommunikation darf nicht unterschätzt werden. Die Leiter des Beschaffungswesens müssen ein breites Spektrum an Rollen und Verantwortlichkeiten verwalten und effiziente Kommunikationskanäle zwischen dem Beschaffungswesen und dem Unternehmen sicherstellen. Regelmäßige Online-Meetings, Videokonferenzen und virtuelle Arbeitsräume gehören heute zum Alltag. Führungskräfte müssen einen Kulturwandel herbeiführen, indem sie klare Ziele formulieren und dafür sorgen, dass eine klare Aufgabentrennung zwischen den Mitarbeitern besteht. Intelligente cloudbasierte Beschaffungslösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, effiziente Kommunikationskanäle und vereinfachte Arbeitsabläufe zu schaffen.
#2. Definieren Sie Ihre Arbeitsabläufe neu
Viele Beschaffungsprozesse sind noch immer manuell und papierbasiert, was eine große Herausforderung für dezentrale Teams darstellt. Außerdem besteht die Gefahr, dass unklare Arbeitsabläufe zu geringerer Produktivität und kostspieligen Fehlern führen. Technologie kann die Lösung für die meisten, wenn nicht sogar für alle diese Herausforderungen bieten. Aber nur, wenn es klar definierte Arbeitsabläufe gibt.
Daher müssen Beschaffungsverantwortliche digitale Arbeitsabläufe entwerfen, die für die Mitarbeiter aus der Ferne einfach und logisch zu befolgen sind. Dazu gehören Routinevorgänge wie die Aufnahme von Lieferanten, die Genehmigung von Einkäufen, die Bearbeitung von Rechnungen und B2B-Zahlungen. Und das alles bei voller Transparenz der Unternehmensausgaben. Sobald die wichtigsten operativen Prozesse und Arbeitsabläufe skizziert sind, muss das Unternehmen die beste Lösung auswählen.
#3. Cloud-basierte Lösungen bevorzugen
Die Vorteile von Cloud-Lösungen sind nicht von der Hand zu weisen. Sie bieten die einzige praktische Möglichkeit, Remote-Teams in großem Umfang zu verwalten und zu vernetzen - und sie werden in Zukunft für Beschaffungsteams unverzichtbar sein. Mit zentralisierten Einkaufsprozessen, sofortigen Online-Zahlungen, intelligenter Rechnungsbearbeitung und klarer Aufgabentrennung beseitigen diese Lösungen alle Hindernisse, die einer effizienten Fernarbeit im Wege stehen könnten.
Die Wahl der richtigen Cloud-Lösung kann die Fähigkeit des Unternehmens, Ausgaben und Einkäufe zu verwalten, erheblich verbessern. Insbesondere für langfristige Ausgaben bieten Cloud-Lösungen viele Antworten auf die von Covid-19 hervorgehobenen Probleme. Sie bieten nicht nur den Mitarbeitern Flexibilität, sondern ermöglichen es dem Unternehmen auch, bei der Beschaffungsstrategie für langfristige Ausgaben flexibler zu sein. Durch die Vereinfachung von Prozessen mithilfe von Cloud-Lösungen können Unternehmen agiler werden, Kosten senken und die Effizienz in allen Bereichen steigern. Und das alles bei gleichzeitiger Sicherstellung der Compliance und Unterstützung von Remote-Arbeit.