Wenn uns die Geschichte eines gelehrt hat, dann, dass große globale Krisen in der Regel langfristige Veränderungen bewirken. Die Covid-19-Pandemie war da keine Ausnahme. Sie hat deutlich gemacht, dass die Unternehmen anpassungsfähiger und flexibler werden müssen, was auch ein Überdenken ihres Beschaffungskonzepts einschließt.
In den ersten Monaten der Pandemie kam es zu enormen Unterbrechungen der globalen Lieferketten. Dies zwang einige Beschaffungsteams dazu, über die Stränge zu schlagen, da sie schnell neue Lieferanten finden mussten, um die Wellen von Panikkäufen zu bewältigen. Bei anderen war das Gegenteil der Fall, denn sie standen unter enormem Druck, die Kosten angesichts der branchenweiten Sperrungen drastisch zu senken.
Obwohl sich die Lage im Laufe des Sommers zu beruhigen begann, sehen sich Europa und andere Regionen der Welt nun mit einer neuen Welle von Lieferverboten konfrontiert. Damit ist deutlicher denn je geworden, dass die Beschaffung sich nicht nur auf das tägliche Überleben konzentrieren kann, sondern stattdessen auf die langfristige Ausgewogenheit ihrer Ziele achten muss. Die Kostenkontrolle hat natürlich weiterhin oberste Priorität, aber die Kontinuität der Lieferkette ist ebenso wichtig.
Covid-19 hat viele bereits bestehende Probleme in der Lieferkette ans Licht gebracht
Die Pandemie hat deutlich gemacht, dass es vielen Lieferketten bereits zuvor an Nachhaltigkeit mangelte. So hat sich das verarbeitende Gewerbe jahrzehntelang auf die Auslagerung ins Ausland verlassen, um billige Lieferungen und Arbeitskräfte zu erhalten, wobei der tatsächlichen Qualität der Endprodukte wenig Beachtung geschenkt wurde.
Jetzt, da die Unternehmen unter größerem Druck stehen, ihre Lieferketten näher an ihr Heimatland zu bringen und Transparenz zu gewährleisten, müssen sie ihre Beschaffungsprozesse völlig neu überdenken. Die Dinge werden noch komplizierter, wenn wir uns mit dem Long Tail der Beschaffung befassen. Zeitaufwändige Verwaltungsprozesse, wie die Verwaltung von Long-Tail-Rechnungen und KYC- und AML-Prüfungen, werden schnell zu einer enormen Belastung, insbesondere für Teams, die plötzlich gezwungen sind, aus der Ferne zu arbeiten.
Vereinfachung ist wichtiger denn je
Das Zeitalter der beispiellosen Globalisierung und des rasanten Wettbewerbs auf den Märkten hat dazu geführt, dass die Lieferketten unglaublich komplex geworden sind, sodass es praktisch unmöglich ist, sie effektiv zu verwalten. Dies gilt auch für interne Prozesse wie die Rechnungsstellung und unregelmäßige Einkäufe, die in einer Zeit, in der Fernarbeit oberste Priorität haben muss, viel schwieriger zu bewältigen sind. Daher ist die Vereinfachung des Long-Tail-Lieferkettenmanagements wichtiger denn je.
Vereinfachung und Automatisierung sind der Schlüssel zur Sicherstellung der Kontinuität von Long-Tail-Lieferketten und zur Aufrechterhaltung der Transparenz über Lieferantenportfolios. Genau wie die direkte Beschaffung erfordert auch die Long-Tail-Beschaffung oder indirekte Beschaffung einen strategischen Ansatz, der die Vorteile intelligenter Lösungen nutzt.
Einkäufe müssen nicht auf Kosten der Compliance gehen
Long-Tail-Einkäufe während des Covid-19 wurden mit der Absicht getätigt, das Geschäft angesichts einer existenziellen Bedrohung am Laufen zu halten. Verzweifelte Zeiten erfordern jedoch oft verzweifelte Maßnahmen, und so wurden viele langfristige Anschaffungen auf Kosten der Einhaltung interner Richtlinien getätigt.
Glücklicherweise muss das nicht so sein. Sofortige Long-Tail-Käufe sollten nicht auf Kosten der Einhaltung von Richtlinien gehen. Das Gegenteil ist sogar möglich. Intelligente Lösungen ermöglichen dies den Mitarbeitern auf jeder Ebene, indem sie einem klar definierten Prozess folgen, der unter voller Einhaltung der Unternehmensrichtlinien durchgeführt wird. Durch die Automatisierung von Long-Tail-Beschaffungsprozessen können Unternehmen die Agilität von Cloud-basierten Lösungen nutzen, um die Organisation viel anpassungsfähiger und reaktionsfähiger zu machen und gleichzeitig die Compliance zu verbessern.
Der Long Tail bietet viele versteckte Möglichkeiten
Long-Tail-Beschaffungen machen in der Regel etwa 20 % der Ausgaben eines Unternehmens aus, die sich auf viele Hunderte oder sogar Tausende von kleinen Einkäufen verteilen. Viele davon werden schlecht verwaltet, so dass Geld auf dem Tisch liegen bleibt oder - schlimmer noch - die Integrität der gesamten Lieferkette gefährdet wird. Die langfristige Beschaffung ist jedoch für den Betrieb unerlässlich und hält das Unternehmen tagtäglich am Laufen. Da erwartet wird, dass die Pandemie bis weit in das Jahr 2021 hinein andauern wird, ist die Langzeitbeschaffung eine Kostenstelle, die nicht ignoriert werden kann.
Unternehmen, die ihre Long-Tail-Beschaffung anpassen und automatisieren, können enorme Kosteneinsparungen erzielen - und das nicht nur durch die Verringerung unkontrollierter Ausgaben und die Aufrechterhaltung der Transparenz der Lieferkette. Sie können auch die Verwaltungskosten senken, indem sie die Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, den Cashflow verbessern und den Beschaffungsteams mehr Zeit geben, sich auf die Verwaltung der Beziehungen zu ihren strategischen Lieferanten zu konzentrieren.
Abschließende Worte
Die Covid-19 Krise hat den Bedarf an intelligenteren und flexibleren Beschaffungslösungen deutlich gemacht. Dies gilt sowohl für das Lieferkettenmanagement als auch für die Verwaltung interner Vorgänge, wie z. B. die Rechnungsstellung und die Einbindung von Lieferanten. Long-Tail Einkäufe zu tätigen sollte für die Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Arbeitsort, einfach möglich sein. Eine flexible Beschaffungslösung ermöglicht auch der Kreditorenbuchhaltung die kontrollierte Überwachung aller Unternehmensausgaben. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist besonders wichtig im Zeitalter der Remote-Arbeit.